Chef de projet événementiel, un métier hors du commun

Festivals, séminaires, inaugurations, salons, galas, lancements, défilés, des exemples d’événements parmi les nombreux existants qu’un chef de projet événementiel peut créer et organiser intégralement. Il assure la création et la réussite d’un événement. Lorsque l’on exerce ce métier, les déplacements sont nombreux et les horaires de travail sont parfois irrégulières. 

chef de projet événementiel

Quelles sont les défis principaux du chef de projet événementiel ?

Sa mission principale est de répondre aux demandes de ses clients en établissant un cahier des charges avec les différentes taches à réaliser qui lui servira de ligne directrice pendant toute la conception de l’événement. L’objectif du chef de projet est d’élaborer un concept le plus original possible afin de marquer les esprits des participants. Il est primordial que sa proposition d’événement au commanditaire respecte le budget imposé.   

Pour assurer le bon déroulement de la création du projet, il est important de communiqué régulièrement avec le client. Pour cela, les moyens les plus utilisés sont les mails et les réunions. Le commanditaire pourra alors effectuer le suivi de sa commande et échanger avec le chef de projet. Cette relation lui permettra également de valider tous les choix du chef de projet notamment pour toutes les décisions concernant les supports d’information, la réservation des salles, la gestion de l’équipe technique et des intervenants extérieurs. 

chef de projet évènementiel en action

Le jour de l’événement, il est amené à gérer le bon déroulement du projet en coordonnant tout et il doit trouver des solutions en cas d’imprévus. Il doit être également présent pour voir si les invités profitent bien des animations, si les horaires sont respectés et si les prestataires remplissent bien leur rôle. 

Après l’événement, l’organisateur doit gérer le retour d’expérience en mesurant le niveau de satisfactions des participants. Il doit également réaliser la fermeture du dossier en s’assurant la bonne gestion des différentes factures. Pour finir, il est important de mesurer l’impact de l’événement, cela peut se faire avec de multiples outils disponibles. 

Quel est le périmètre d’intervention ?

Le chef de projet événementiel intervient au sein de différents secteurs comme des établissements publics ou privés, des collectivités ou encore des administrations. Il peut exercer tant bien en agence que dans un service spécialisé en communication-événementiel dans une entreprise. 

Aujourd’hui, en France, les entreprises sont 80% à organiser elles-mêmes leurs évènements professionnels. Cela représente un défi de taille pour les agences spécialisées dans le domaine de l’événementiel qui doivent s’adapter au fonctionnement de ce marché. En effet, 50% des entreprises organisent leurs propres événements dans leurs locaux. 

Quels sont les outils et technologies utilisées par un chef de projet événementiel  ?

Le chef de projet événementiel manie de multiples logiciels de gestion, de communication, de bureautique ainsi que de PAO (publications assistées par ordinateur). Pour communiquer avec ces cibles il peut utiliser différents moyens de communication comme l’emailing, le teaser vidéo, les blogs, les applications mobiles, le web, le print (affichage, flyer) mais aussi les réseaux sociaux. En effet, ce sont les nouveaux moyens de communication et ils ne sont pas à négliger. Le chef de projet événementiel se doit d’adapter ses moyens à ses cibles mais également à son temps. 

Les avantages & inconvénients 

Le but de ce métier est de  « vendre du rêve aux clients ». D’une part, il permet de faire de belles rencontres que ce soit avec les prestataires ou les participants de l’événement. D’autre part, il permet de découvrir de nombreux lieux et de fabuleuses destinations. Le métier n’est pas monotone et c’est son principal avantage. Chaque projet est différent de par son contenu et avec les personnes avec lequel on le réalise. Ce métier s’exerce non seulement en bureau mais aussi sur le terrain. De plus, il reste plaisant avec la diversité de ses tâches néanmoins pas toujours facile à pratiquer. En effet, il faut souvent faire face à des imprévus et il est donc primordiale de savoir gérer son stress. 

Comment être un bon chef de projet événementiel ? 

L’événementiel requiert des compétences relativement particulières.  Il faut un « savoir-être » et un « savoir-faire « . En effet, pour devenir un bon chef de projet événementiel cela demande de l’organisation, de la créativité dans les propositions et énormément de bon sens notamment lorsqu’il faut gérer les petits aléas de dernières minutes.  Il faut savoir penser à tout comme si l’organisateur était participant, quelque se soit la forme d’événement qu’il organise. De ce fait, il est crucial de bien rester à l’écoute du client et de répondre à ses attentes. Il doit donc savoir composer, échanger et faire travailler des personnes qui viennent de milieux très différents des uns des autres. 

Cependant, la question la plus importante à se poser lorsqu’on créer un événement est : « qu’est-ce que l’on a envie que les personnes vivent comme expérience ?  »

Conseils à un étudiant qui souhaite se lancer ?

Angès Lechenal, fondatrice de Makae et chef de projet événementiel : « il faut être curieux du monde ce qui permet de trouver de nouvelles idées, rester concret dans les choses que l’on entreprend. Il est primordial de savoir communiquer correctement et bien se tenir ». Il est important de créer du lien, que ce soit avec les clients, les prestataires mais surtout avec les participants afin de marquer les esprits et leur faire vivre une expérience inoubliable. Pour se lancer dans un tel métier, il faut être particulièrement rigoureux, très réactif et surtout très inventif.

Le secteur de l’événementiel est très attractif, en 2017, en France, 17 000 événements ont eu lieu. De plus c’est un secteur qui recrute en permanence. 

Quelle formation suivre pour devenir chef de projet événementiel ?

Après avoir obtenu le baccalauréat, il est possible de se diriger vers un BTS communication ou un DUT information-communication. Ces deux formations professionnalisantes permettent d’avoir un pied dans le monde du travail. L’étudiant pourra ensuite poursuivre sa formation en intégrant une école de communication événementiel. Il pourra aussi faire une licence professionnelle spécialisée en communication événementielle. 

Pour obtenir directement un poste de chef de projet événementiel, un diplôme de niveau BAC + 4/5 est généralement le minimum requis. 

Plus d’informations

Quand il débute dans le métier, le chef de projet perçoit un salaire tournant autour des 2 200€ brut par mois. Néanmoins, cela dépendra de la taille ainsi que du secteur d’activité de l’entreprise. Des primes liées à la réussite de l’événement peuvent être versées en complément. 

Si vous êtes intéressé par le métier de chargé de communication : cliquer ici

Voici une infographie sur le métier de chef de projet événementiel :

 

Sources : 

http://www.onisep.fr/content/location/666843/version_longue

https://www.studyrama.com/formations/fiches-metiers/evenementiel/chef-de-projet-evenementiel-24559

https://www.orientation-pour-tous.fr/metier/chef-de-projet-evenementiel,16742.html

https://metiersdelacommunication.fr/chef-de-projet-evenementiel/ 

https://youtu.be/C6bpZR-TqC8

https://www.numevent.fr/infographie-evenementiel/ 

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