Chargé de projet événementiel, un métier d’insomniaque

Chargé de projet événementiel, un métier d’insomniaque

Le chargé de projet événementiel travaille à l’élaboration d’événements en tout genre, mais est souvent spécialisé dans des domaines plus précis comme les festivals, les mariages, les salons professionnels, les séminaires…

En quoi consiste le métier de chargé de projet événementiel ?

Fin stratège, il cherche à créer de toute pièce son projet, en réunissant les meilleurs acteurs et en optimisant les coûts. Son budget est rarement énorme, il doit donc être astucieux pour s’en sortir en mieux.

Pour des petits événements, il est le responsable de tous les aspects de l’organisation (administratif, logistique, technique, sécurité, animations, comptabilité, communication…). Or, lorsque le projet le nécessite et le permet, il s’aide de responsables pour chacun des axes, en prend généralement la direction de l’un d’entre eux, et coordonne le fonctionnement des autres entre eux.

En amont de l’événement, il doit tenir son rôle fermement, la pression du jour J commençant petit à petit à naître. Dans le cas d’un festival, il devra s’assurer que tous les acteurs, que ce soient les autres responsables, les bénévoles et les prestataires extérieurs, soient coordonnés pour que tout roule pendant l’événement.

Les qualités requises du chargé de projet événementiel

Avant toute chose, il doit être organisé, ce serait un comble pour quelqu’un qui  travaille dans l’organisation. Capable de prendre des décisions rapidement et en fonction de tous les aspects du projet, il se doit d’être réactif et résistant au stress. Car n’importe qui a déjà travaillé dans l’événementiel sait qu’un projet ne se déroule JAMAIS comme prévu.

Le jour de l’événement, il y a deux façons dont l’événement peut se dérouler :

  • Soit l’événement marche comme sur des roulettes, et dans ce cas la tête pensante du projet peut profiter. Mais attention de ne pas trop se reposer sur ses lauriers ! un imprévu peut très vite arriver.
  • Sinon, au sein de l’organisation naissent des imprévus. Alors,  le chargé de projet se transforme en McGyver pour résoudre les problèmes. Cela peut aller d’un problème d’installation électrique à un artiste qui annule son concert à la dernière minute.

Dans des moments de stress intenses, il est vital pour le projet d’avoir à sa tête quelqu’un de fort mentalement. Si votre traiteur vous lâche, il faut bien trouver une solution pour nourrir 200 convives. D’ailleurs le chargé de projet événementiel doit être très prévoyant. Il doit avoir dans sa poche un plan B, voire C et D.  Dans ces moments de rush, il faut savoir aussi être créatif. Un esprit inventif sert à trouver des solutions innovantes dans l’urgence, puisque parfois le pilier sur lequel tout le projet repose s’écroule.

Les études recommandées

La meilleure école pour parvenir à ce poste, c’est l’école de la vie. En dehors du côté « bateau » de cette phrase, c’est vraiment la réalité. Il est impossible d’acquérir de l’expérience sans travailler pendant plusieurs dans plusieurs événements comme des festivals en tant que bénévole. Au début, on est forcément barman ou au contrôle des tickets. Mais petit à petit, au fil des rencontres, on commence à grimper les échelons pour accéder aux postes à responsabilités, et si on a de la chance, aux postes rémunérés. Il faut provoquer la chance pour se faire remarquer et montrer votre motivation.

Mais, par ailleurs, faire des études à côté est très important. Plusieurs licences professionnelles existent, notamment la licence pro MOSEL, marketing et communication des organisations du spectacle, de l’évènementiel et des loisirs, à Montbéliard, ou la licence pro techniques et activités de l’image et du son spécialité scénographie théâtrale et événementielle à  Paris. Ces formations étant dispensées à partir de bac+2, il y a plusieurs chemins possibles pour y accéder.

Les DUT ou licence Information-Communication, techniques de commercialisation ou une formation en sport ou en musique (axée sur la technique notamment), sont de bonnes formations. Mais, je le répète, c’est surtout votre expérience – bénévolat, stage… – et votre motivation qui vous fera entre en licence pro. Une expérience professionnelle n’est pas négligeable.

Il peut être utile, pour étoffer son portefeuille de compétences, de suivre aussi une formation en audiovisuel, comme le BTS Métiers de l’audiovisuel.

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Chef de projet événementiel : organiser des événements inoubliables !

Qu’est ce qu’un chargé de projet d’événementiel ?

Chargé de projets événementiels

Et cette infographie :

Et ce sketchnote :

Mis à jour le par Antoine Cartelier